Backoffice Operational Procedures
Procedure operative utilizzate dal backoffice nella gestione delle pratiche.
Le attività operative vengono gestite manualmente dal backoffice e dai professionisti incaricati.
Verifica onboarding cliente
Operatore backofficeNuova registrazione cliente in stato Pending.
- •Verificare dati anagrafici e fiscali
- •Controllare eventuale referral assegnato
- •Approvare o richiedere integrazioni
Account cliente attivato e operativo sulla piattaforma.
Verifica documentale
Operatore backofficeCaricamento nuovo documento da parte del cliente.
- •Validare formato e leggibilità del file
- •Verificare completezza dei dati richiesti
- •Approvare o rifiutare con motivazione
Documento validato e collegato alla pratica di riferimento.
Assegnazione partner
Backoffice seniorCliente senza referente o necessità di riassegnazione.
- •Verificare requisiti partner
- •Assegnare manualmente il partner di riferimento
- •Tracciare l'operazione nell'audit log
Cliente collegato al partner operativo corretto.
Assegnazione surrogante
Backoffice seniorPratica F24 in attesa di lavorazione.
- •Selezionare il surrogante operativo idoneo
- •Verificare disponibilità escrow account
- •Confermare l'assegnazione alla pratica
Pratica collegata al surrogante e pronta alla fase escrow.
Verifica escrow
Operatore backofficeBonifico escrow ricevuto sul conto operativo.
- •Verificare importo, intestazione e causale
- •Aggiornare lo stato del pagamento escrow
- •Sbloccare la lavorazione della pratica
Pratica abilitata alla fase di lavorazione operativa.
Approvazione pratica
Backoffice seniorPratica completata e pronta alla chiusura operativa.
- •Verificare completezza documentale
- •Validare gli step operativi del workflow F24
- •Approvare la chiusura della pratica
Pratica conclusa, commissioni partner abilitate alla maturazione.
Gestione conflitti referral
Backoffice seniorAnomalia o duplicazione rilevata su un referral.
- •Analizzare lo storico assegnazioni
- •Identificare la corretta attribuzione operativa
- •Procedere con riassegnazione tracciata
Conflitto risolto e attribuzioni allineate.
Gestione notifiche
Sistema / BackofficeEventi operativi che richiedono notifica al destinatario.
- •Verificare correttezza dei trigger automatici
- •Inviare manualmente notifiche operative se necessario
- •Monitorare lo stato di consegna
Comunicazione operativa correttamente recapitata e tracciata.
Gestione payout
Backoffice amministrativoCommissioni partner in stato Payable.
- •Verificare maturazione delle commissioni
- •Controllare le coordinate di pagamento
- •Eseguire e registrare il payout
Commissione liquidata e aggiornata in stato Paid.
Audit log review
Backoffice seniorVerifica periodica delle attività operative.
- •Analizzare gli eventi tracciati
- •Identificare anomalie o incoerenze
- •Documentare eventuali azioni correttive
Tracciabilità operativa verificata e conservata.